Tổng đài IP khách sạn kết nối PMS do Đồng Nhất Technology Group (DNTG) phân phối chính hãng tại Việt Nam mang đến giải pháp liên lạc cho cơ sở lưu trú. Hệ thống Xorcom CompletePBX tích hợp với phần mềm quản lý khách sạn. Thiết bị tự động mở quyền gọi khi check-in, khóa cước khi check-out, hỗ trợ dọn phòng và báo thức khách đoàn.
Mục lục
1. Bài toán đặc thù của tổng đài khách sạn
Hoạt động viễn thông lưu trú cần gắn kết giữa máy phòng và lễ tân. Khi đầu tư tổng đài IP khách sạn kết nối PMS, ban quản lý kiểm soát tốt cước thoại phát sinh.
Gọi ra theo trạng thái phòng
Xorcom CompletePBX xử lý việc này bằng cơ chế phân quyền gọi theo trạng thái phòng. Máy nhánh chỉ được gọi ra ngoài khi khách đã hoàn tất thủ tục nhận phòng trên phần mềm quản lý.
2. Kết nối PMS: Opera, Fidelio, Smile, Newhotel
Hệ thống điện thoại khách sạn Xorcom tương thích với hầu hết các hệ thống quản lý tài sản (PMS), trong đó có Opera, Fidelio, Smile và Newhotel.
Check-in mở cước
Quy trình đón tiếp bắt đầu tại quầy lễ tân. Khi nhân viên thực hiện check-in cho khách trên máy tính, tổng đài tự động mở khóa quyền gọi ra cho phòng đó.
Khách lưu trú có thể gọi điện thoại ngay khi nhận phòng.
Check-out khóa cước và xóa tin nhắn thoại riêng tư
Thời điểm khách trả phòng cần quy trình xử lý dữ liệu chuẩn mực. Khi lễ tân thực hiện check-out trên phần mềm PMS, tổng đài tự động khóa cước và ngăn chặn chiều gọi ra có tính phí.
Đồng thời, Xorcom CompletePBX tự động xóa tin nhắn thoại riêng tư lưu trong hộp thư máy nhánh.
3. Housekeeping và báo thức
Tổng đài khách sạn còn là công cụ điều phối công việc hàng ngày giữa các bộ phận, giúp nhân viên buồng phòng và lễ tân phối hợp nhịp nhàng.
Cập nhật trạng thái phòng bằng điện thoại
Quy trình dọn phòng yêu cầu luồng thông tin liên tục. Nhân viên dọn phòng thao tác trực tiếp trên điện thoại bàn trong phòng để cập nhật tiến độ công việc.
Sau khi dọn xong, nhân viên dọn phòng bấm mã phím trên điện thoại bàn của phòng để cập nhật trạng thái “Phòng đã dọn sạch” về PMS trung tâm.
Trạng thái phòng mới được cập nhật trên hệ thống PMS trung tâm.
Báo thức theo nhóm
Khách sạn thường đón các đoàn khách du lịch có lịch trình chung.
Xorcom CompletePBX hỗ trợ cài đặt cuộc gọi báo thức tự động cho hàng loạt phòng cùng lúc theo giờ hẹn của khách đoàn.
Đến giờ hẹn, tổng đài tự động gọi báo thức tới các phòng theo lịch đã cài đặt.
4. Tái sử dụng hệ thống cáp đồng và máy analog
Chi phí hạ tầng là băn khoăn lớn khi nâng cấp tổng đài. DNTG cung cấp phương án triển khai linh hoạt nhằm tận dụng hạ tầng sẵn có của khách sạn.
Phương án Hybrid IP/Analog
Nhiều khách sạn sở hữu mạng lưới cáp đồng tới từng phòng nghỉ. Việc thay mới toàn bộ dây mạng làm phát sinh chi phí lớn.
Kiến trúc Hybrid cho phép khách sạn giữ nguyên đường cáp đồng và máy điện thoại sẵn có trong phòng, chỉ nâng cấp điện thoại IP tại lễ tân/văn phòng. Xorcom CompletePBX hỗ trợ kết hợp máy nhánh IP với cổng Analog FXS mật độ cao để tái sử dụng hệ thống cáp đồng truyền thống. Doanh nghiệp tiết kiệm tới 70% chi phí thi công dây mạng mới nhờ giải pháp này.
Hệ thống kết nối gateway Astribank FXS mật độ cao hỗ trợ tới 160 cổng FXS trên một khung máy. DNTG cung cấp dòng tổng đài IP Xorcom chính hãng có dự phòng Twinstar High Availability (HA). Khi có sự cố, Slave Server chiếm quyền điều khiển IP ảo trong thời gian dưới 5 giây. Giải pháp dự phòng cam kết tỉ lệ khả dụng lên đến 99.8%.
| Chỉ số | Mức đạt |
|---|---|
| Tiết kiệm chi phí thi công dây mạng mới khi giữ cáp đồng | Tới 70% |
| Tỉ lệ khả dụng của cơ chế dự phòng Twinstar HA | Lên đến 99.8% |
| Thời gian Slave Server chiếm quyền điều khiển khi có sự cố | Dưới 5 giây |
| Số cổng FXS trên một khung máy Gateway Astribank | Tới 160 cổng |
5. Chọn dòng CompletePBX theo số máy nhánh và phân khúc khách sạn
Mỗi quy mô khách sạn cần cấu hình tổng đài tương ứng với số phòng và lưu lượng cuộc gọi. Việc chọn dòng tổng đài IP khách sạn kết nối PMS phù hợp giúp cân đối chi phí đầu tư ban đầu.
Swan 1U, Blue Steel theo bài 13/10
Xorcom phát triển các dòng tổng đài CompletePBX đáp ứng từng phân khúc dự án, trong đó tiêu biểu là Swan 1U và Blue Steel.
Swan 1U Rack (CXW2000) phù hợp khách sạn 3 sao và công ty tầm trung, hỗ trợ 100 – 500 Extensions và 85 Concurrent Calls. Về kết nối ngoại vi, Swan 1U hỗ trợ 1 luồng E1/PRI kết hợp 32 cổng Analog FXS để gắn máy nhánh phòng nghỉ, với khả năng mở rộng tối đa 32 cổng Analog (FXS/FXO).
Blue Steel (CXT3000) phù hợp khách sạn 5 sao, khu công nghiệp, nhà máy lớn, hỗ trợ 200 – 2.500 Extensions và 550 Concurrent Calls. Hệ thống hỗ trợ mở rộng tới 16 luồng E1/PRI hoặc 160 cổng FXS Analog qua Astribank, với khả năng mở rộng lên đến 160 cổng Analog (FXS/FXO).
Quý khách có thể đọc thêm bài tổng đài IP Xorcom chọn CompletePBX theo quy mô để tìm hiểu chi tiết các dòng máy như Swift Compact (CXW1000) hỗ trợ từ 30 – 500 Extensions.
6. Các câu hỏi thường gặp (FAQ)
7. Tổng kết & kêu gọi hành động
Sự kết hợp giữa phần cứng Xorcom CompletePBX và phần mềm PMS giúp doanh nghiệp tự động hóa việc mở khóa cước và hỗ trợ dọn phòng.
Đồng Nhất Technology Group (DNTG) là đơn vị phân phối độc quyền và triển khai chính hãng tổng đài Xorcom tại Việt Nam. Kỹ sư DNTG sẵn sàng khảo sát hạ tầng và tư vấn cấu hình phần cứng phù hợp từng quy mô khách sạn.
Quý khách liên hệ DNTG để nhận phương án thiết kế hệ thống thoại:
- Email: hello@dntg.com.vn
- Địa chỉ: 22 đường số 5, Phường Tân Hưng, TP. HCM
ĐỒNG NHẤT TECHNOLOGY GROUP (DNTG)
- Văn phòng Hồ Chí Minh: 22 đường số 5, Phường Tân Hưng, TP. HCM
- Hotline: (028) 7302 8080
- Fanpage: https://www.facebook.com/congtydongnhat
